Allgemeine Informationen

Registratur / Akten nur Staub und Langeweile ?

1. Begrifferläuterungen
2. Aktenplan
3. Registratur

1. Begrifferläuterungen

Registratur

Unter Registratur (lat. regero = eintragen, schreiben) versteht man die Schriftgutpflege (-verwaltung) einer Behörde, Firma oder einer sonstigen Einrichtung.

Anstelle einer zentralen Registratur gibt es häufig dezentrale Sachbearbeiterablagen.

Aufbewahrungsfristen, oft auf der Grundlage von Registraturordnungen, regeln –abhängig von der Wichtigkeit und der Zugriffshäufigkeit bestimmter Vorgangstypen-, wie lange diese in der Altregistratur bzw. im Zwischenarchiv vorzuhalten sind.


Kassation

Aufgrund gesetzlicher Vorschriften haben Behörden die Auflage, alle Unterlagen (Akten und Daten), die sie nicht mehr benötigen, dem zuständigen Archiv anzubieten. Bei eigenmächtiger Vernichtung von Unterlagen, ohne Hinzuziehung des Archivs, spricht man von wilder Kassation.

Akte

Als Akt(e) (lat. actum = Handlung) bezeichnet man die Zusammenfassung von Schriftgut, das bei einem Verwaltungsvorgang, Geschäftsvorgang oder in einem Gerichtsverfahren entsteht.
Akten bestehen i. d. R. aus mehreren Schriftstücken, die Zusammenfügung nennt man in der archivischen Fachterminologie Formierung.
Akten können in eine Hängeregistratur gehängt oder in Regalen / Schränken stehend oder liegend gelagert werden. Die Bestandteile einer Akte können gebunden, geheftet oder lose abgelegt werden. Es bieten sich hier die vertikale und laterale – auch die diagonale und lotrechte – Ablageform an.
Im überwiegend deutschsprachigen Raum wird von der Akte gesprochen, in Bayern und Österreich jedoch heißt es der Akt.
Regional sind unterschiedliche Bezeichnungen für Akten und ihre besonderen Formen im Gebrauch: Faszikel, Büschel, Dossier usw.
Als Form von Schriftlichkeit in der öffentlichen Verwaltung existieren Akten seit dem späten Mittelalter, im 16. Jahrhundert haben sie sich überall in Europa durchgesetzt.
Sie wurden bis in das erste Drittel des 20. Jahrhunderts mittels Aktenzwirn fest zusammengefügt, bis sich die Heftung in Ordnern, Schnellheftern und Aktendullys durchsetzte. In der Regel erfolgte diese Fadenheftung linksseitig, jedoch bestanden in einzelnen Ländern, wie z.B. in Baden, auch abweichende Gepflogenheiten (Badische Lochung).
Redewendungen
- jemanden in den Akten führen = schriftliche Unterlagen über eine Person besitzen
- eine Sache zu den Akten legen = eine Sache als erledigt betrachten (eigentlich: eine Sache zu den übrigen Schriftstücken hinzufügen)
- quod non in actis est non est in mundo (lat.) = Was nicht in den Akten ist, ist nicht in der Welt

Schriftstück
Geschriebene Dokumente bezeichnet man als Schriftstück, die üblicherweise in Papierform vorliegen. Allgemein gebräuchlich ist dieser Ausdruck im juristischen Bereich bzw. in der Geschäftswelt.
Mehrere Schriftstücke zu einem Thema nennt man Konvolut (lat. convolvere = zusammenrollen*).

2. Aktenplan

Fazit nach Sichtung der Bestände einer aufgelösten Behörde.

2.1 Schriftgutpflege / Schriftgutverwaltung

Die Schriftgutpflege oder Schriftgutverwaltung ist dann sinnvoll organisiert, wenn jedes Schriftstück schnell abgelegt und sicher wieder gefunden werden kann. Es darf nicht dem Belieben des einzelnen Bearbeiters überlassen bleiben, nach welchen Kriterien das Schriftgut geordnet wird. Die Verwaltungsorganisation muss vielmehr für die Ordnung des Schriftgutes nach bestimmten Organisationsgrundsätzen einen funktionsbezogenen Aktenplan für die gesamte Verwaltung erstellen.
Eine gute Ordnung der Schriftgutpflege bzw. Schriftgutverwaltung ist ein wesentlicher Beitrag zu Verwaltungsvereinfachung.
„Stand und Entwicklung der Vorgangsbearbeitung müssen jederzeit … aus den elektronisch oder in Papierform geführten Akten nachvollziehbar sein.“


2.2 Inhalte des Aktenplanes
Während der Aufgabengliederungsplan einer Behörde oder Firma die zu erfüllenden Aufgaben nach sachlichen Gesichtspunkten zusammenfasst, werden im Aktenplan die Aufgaben bis zur einzelnen Bearbeitungseinheit aufgefächert. Er kann also als ein fein unterteilter Aufgabengliederungsplan verstanden werden.
So gesehen ist der Aktenplan eine Aufzählung aller in einer Verwaltung vorkommenden Arbeiten nach einheitlichen Ordnungsgrundsätzen.
Er enthält also die systematische Einteilung der Akten nach Sachgebieten.
Er legt das innere System fest, nach dem das Schriftgut zu führen und abzulegen ist.

2.3 Anforderungen
Ein Aktenplan darf nicht kurzlebig sein, sonder muss die Gewähr dafür bieten, dass auch noch in vielen Jahren die Integration neuer Themen unter rechtlichen und technischen Aspekten möglich ist, ohne jedoch die Systematik des Aktenplanes zu beeinträchtigen.
Daraus folgt, dass ein Aktenplan vorausschauend erarbeitet werden muss und sämtliche voraussichtlich notwendigen Aktenbegriffe enthält.


2.4 Ordnungssysteme
Am Anfang ist Ordnung … statt Suchen am Ende
Man kann Schriftgut nach verschiedenen Gesichtspunkten ordnen; die einzelnen Systeme sind bei abstraktem Vergleich weder gut noch schlecht. Entscheidend für die Brauchbarkeit sind immer Anwendungsbereich und Zweck.
Von den drei großen Ordnungsprinzipien: alphabetisch, alphanumerisch und numerisch, kann z.B. das alphabetische System für bestimmte Bereiche die einzige sinnvolle Ordnung, für andere wiederum völlig unbrauchbar sein. Es ist in jedem Fall unbrauchbar, wenn es zu Verwechslungen und Fehlern führen kann.
Das numerische System basiert auf unserer konventionellen Zähl- und Rechenweise dem Dezimalsystem (Potenz von 10), hier hat jede Ziffernfolge einen Zähl- und ein einen Stellenwert.
Als Beispiel nehmen wir die Zahl 777, für uns selbstverständlich und dadurch gar nicht mehr bewusst, dass die erste 7 gegenüber der dritten 7 den hundertfachen Stellenwert hat.
Es sollte also einem System den Vorrang gegeben werden, dass sich nicht an konkreten und vieldeutigen Begriffen orientiert, sondern sich dem Zweck der eindeutigen Zuordnung unterordnet.
Man erzwingt dadurch eine Strukturierung mit folgenden Vorteilen:
- Ablage der Vorgänge chronologisch oder alphabetisch
- zu jedem Betreff existiert eine Hauptakte
- Zusammenfassung aller Vorgänge zu einem Betreff (jeder Vorgang wird nur einmal, dort aber vollständig dokumentiert)
- die Bearbeitung und Ordnung erfolgt in einem Schritt (eindeutige Zuordnung des Schriftstücks zu einem Vorgang)
- Informationen werden ohne zusätzlichen Aufwand gesichert
Ordnung entsteht am Anfang, nicht am Ende eines Vorgangs

2.5 Aufbau und Gliederung des Aktenplanes
Der kommunale Einheitsaktenplan, der Aktenplan nach den Empfehlungen des KGSt und auch andere genormte Rahmenpläne bauen auf dem in 2.4 kurz geschilderten Dezimalsystem auf.
Sie machen sich die doppelte Eigenschaft als Ordnungselement zu Definition und Gliederung von Begriffen, Vorgängen und Aufgaben zunutze; es läst sicht damit eine Ordnungshierarchie mit bis zu 10 Stellen darstellen. Diejenige Ziffer, die an erster Stelle steht, ist immer der nachfolgenden Ziffer über- geordnet.
Der kommunale Einheitsaktenplan orientiert sich an den Hauptgruppen 0-9 nach rein sachlichen Kriterien unabhängig von der Ämtergliederung, während der KGSt- Aktenplan auf den Hauptgruppen 1-8 des Aufgabengliederungsplanes aufbaut. Beide fächern innerhalb der Hauptgruppe auf nach Aktengruppe, Aktenuntergruppe, Aktensachgruppe und Einzelaktenzeichen.
Sofern die Aktensachgruppe keiner weiteren Untergliederung bedarf, endet das Aktenzeichen nach der 4. Dezimalen. Für eine feinere Untergliederung ist im allgemeinen die Erweiterung bis zur 6. Dezimalen ausreichend.
Die Gliederung von Aktenplänen im Dezimalsystem ist selbstverständlich auch nach anderen Kriterien möglich. Entscheidend ist, dass der Aktenplan die eindeutige Zuordnung von Vorgängen zum richtigen Aktenzeichen sicherstellt und dauerhaft anwendbar ist, gleichzeitig aber flexibel auf die örtlichen Verhältnisse angepasst werden kann und muss, ohne das einmal festgelegte System zu durchbrechen.

3. Registratur

Die Systemregistratur = Registratur mit System
Die Registratur, sollte die Möglichkeiten die ein nach unter 2. aufgezeigten Grundsätzen aufgebauter Aktenplan bietet in eine sinnvolle Schriftgutpflege (Schriftgutablage) umsetzen!
Eine funktionsgerechte Registratur muss sich nahtlos in das System der Verwaltungsorganisation einfügen. Sie muss die gleichen Anforderungen erfüllen, die an den Aktenplan gestellt werden, und muss die Ordnung, die der Aktenplan vorgibt, als ständiges Arbeitsmittel sicherstellen.
Wir wollen hier aufzeigen, welche Anforderungen an eine funktionsgerechte Systemregistratur – gleich welcher Art – zu stellen sind.

3.1 Übersichtlich
Die Grundforderung, den Akteninhalt eines Schriftgutbehälters von außen sichtbar zu machen, ist bei den einzelnen Registraturformen unterschiedlich, leider aber oft unbefriedigend gelöst.
Sinnvoll und richtig ist es, den Schriftgutbehälter – gleich welcher Art – nach einem einheitlichen System mit dem Aktenzeichen zu versehen.
Überflüssig zu sagen, dass zum Merkmal einer übersichtlichen Registratur auch der schnelle Zugriff zu den Akten gehört – also ein Vorgang ohne langes Suchen gefunden wird. Hierzu hört gleichzeitig das sichere Wiedereinsortieren an den richten Platz.


3.2 Flexibel, elastisch – erweiterungsfähig
Ebenso wie der Aktenplan nicht starr sein kann, muss sich auch die ihm zugeordnete Registratur den wechselnden Anforderungen anpassen. Das gilt sowohl in Bezug auf den Schriftgutumfang als auch auf Änderungen der Aufgabenbereiche.
Bei der Wahl der richtigen Registraturform muss also auch daran gedacht werden, dass später hinzukommende Aktenzeichen einfügt werden können, ohne das System zu sprengen.
Der Gesamtumfang des anfallenden Schriftgutes kann in der Regel – bei zentraler wie dezentraler Registratur – gut geschätzt werden.
Man weiß also in etwa, wie viel laufende Meter Schriftgut insgesamt unterzubringen sind und das bei bestimmten Aktenzeichen wenig, bei anderen umfangreiches Schriftgut anfällt. Der genaue aktuelle Platzbedarf je Aktenzeichen ist aber nicht zu ermitteln, noch weniger der Zukunftsbedarf.
Eine auf den Maximalbedarf angelegte Registratur verschwendet Raum und Material. Wurde sie auf den Minimal- oder Durchschnittsbedarf zugeschnitten, ist die notwendige Erweiterung häufig nur zu Lasten der unter 3.1 geforderten Übersichtlichkeit möglich.

3.3 Handlich
In der freien Wirtschaft wird die „Ablage“ häufig als notwendiges Übel angesehen, dadurch unter-bewertet und entsprechend behandelt. Eine Haltung, die sich verhängnisvoll auswirken kann, aber teilweise verständlich ist, wenn man bedenkt, dass in Teilbereichen sehr viel Schriftgut anfällt, abgelegt und innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Frist aufbewahrt, aber nicht mehr eingesehen werden muss.
Im Bereich der Kommunalverwaltung hat die Schriftgutpflege einen völlig anderen Charakter und notwendigerweise auch einen wesentlich höheren Stellenwert. Hier sind es z. T. qualifizierte und entsprechend dotierte Kräfte, die sich mit der Schriftgutpflege befassen.
Dabei ist es wichtig die Kosten des anteiligen Zeitaufwandes für Abheften, Entnehmen, Zwischenfügen oder Blättern in einem Vorgang auf ein Minimum zu reduzieren. Die Erfüllung dieser Forderung beginnt mit der übersichtlichen Anordnung und Bezeichnung der Akten (s. 3.1), geht über in die effiziente Handhabung und endet beim Schließmechanismus der Schriftgutbehälter.

3.4 Raumsparend
Der verfügbare Raum in den Verwaltungen, Firmen usw. ist ein kostbares Gut, dass nicht unbegrenzt vermehrt werden kann und optimal genutzt werden muss.
Wo immer Schriftgut in der konventionellen Form aufbewahrt und bearbeitet wird, ist der Raumbedarf beträchtlich. Die Nutzung des Raums für die Aufbewahrung des Schriftgutes beeinflussen im wesentlichen zwei Faktoren: die Schriftgutbehälter (Ordner, Hefter und dergl.) und ihre Unterbringung in Schränken, Regalen oder ähnlichem. Zwischen beiden Faktoren kann durchaus eine Wechselwirkung bestehen: So kann das Verhältnis zwischen Füllstärke und Gesamtstärke eines Schriftgutbehälters durch einen hohen Bedarf an Schrankfläche überlagert werden. Dabei sind neben der Standfläche für diese Möbel auch die erforderliche Bedienungsfläche und die nutzbare Höhe zu berücksichtigen, die sich bei den einzelnen Ablageformen sehr unterscheiden.
Bei der Aufstellung eines Anforderungskataloges darf kein Kriterium isoliert bewerten, sondern man muss alle Gesichtspunkte berücksichtigen.

3.5 Langlebig
Aber auch eine Registratur, die nach den oben aufgezeigten Anforderungen ausgesucht wurde, wäre falsch gewählt, wenn ein „Wegwerf-Produkt“ angeschafft würde. Der notwendige Aufwand zur Erstellung und Einrichtung einer maßgeschneiderten Registratur wäre unvertretbar, wenn diese nach kurzer Zeit erneuert und der gesamte Aufwand wiederholt werden müsste.
Es mag Fälle geben, wo die komplette Erneuerung einer prall gefüllten Registratur ihre Berechtigung hat, etwa im Rahmen einer vollständigen Neuorganisation oder weil aufgrund früherer Versäumnisse die Kosten einer Entflechtung nicht gerechtfertigt sind.
Das Fortleben einer intakten Registratur über die einmalige Füllung der Schriftgutbehälter hinaus ist nur dann gegeben, wenn Akten, die nicht mehr benötigt, aber aufgehoben werden müssen, in ein Zwischenarchiv oder Archiv übergeführt werden können.
Dies setzt allerdings folgendes voraus:
- der Zeitaufwand für das Umbetten darf nicht unangemessen groß sein
- die Altablage bzw. Archivbehälter müssen das Gut ausreichend Schützen
- die Übersicht über die Aktenzeichen und zugehörige Vorgänge dürfen nicht verloren gehen

Aufbewahrungsfristen).